如何让会议保持高效

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如何让会议保持高效，高管们现在平均每周花在会议上的时间为23个小时，但其中71%的人表示，这些会议往往是效率低下的。不如事先考虑一下如何更有效开会，如何让会议保持高效

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1、提前优化你的会议

会议超负荷的最大原因并不是根深蒂固的习惯或糟糕的办公室政策；仅仅是因为会议确实很糟糕。大多数会议开始时没有任何议程可言，而没有方向的会议根本算不上会议。

一个毫无结果的会议必然会导致更多的会议消耗。你可以通过为你的团队安排有价值的、富有成效的会议来结束这个循环。

首先关注会议的目的。你参加的每一次会议都应该是你成功的必要条件，也是你的企业和员工成功的必要条件。。此外，涉及太多主题或领域的会议可能会超出计划时间，并让参会者疏远。

记住，富有成效的会议只有在绝对需要的时候才会持续。为了训练自己缩短会议时间，你可以使用“快速会议”之类的工具。这样你就可以自动地把你的会议时间缩短5分钟，这样你就有时间在会议之间把事情做完。

2、让你的会议更民主

谁在办公室里安排会议？一般来说，高管和高层管理人员是召集会议并制定议程的人。虽然对主管来说，把自己的指示传达给其他员工很重要，但直接来自上级的会议对其他人来说不会很有吸引力。

相反，试着从头开始计划一些会议。在向员工询问问题之前，确定一个会议的方向或一般主题，这对保持人们参与会议大有帮助，而会议参与是保持会议简短但有意义的最佳方式之一。即使是一些简单的事情，比如一个匿名的投票，也可以让参会者自由地表达他们的意见。

3、邀请合适的人

我们都有过这样的经历——坐在会议上，一开始就暗自纳闷自己为什么会在那里。一个人在不属于自己的会议上花费的每一分钟都是浪费，甚至有可能拖慢会议本身的效率。

确定谁属于这个会议，谁不属于这个会议的一种方法就是回到会议的焦点上。记住会议的主题，想一下谁会直接从讨论的主题中受益，或者谁会对讨论有什么有意义的补充。

然而，出席会议是双向的。如果在决定下次会议的安排时，你漏掉了本该出席会议的人，那么你可能就会浪费大量时间去了解那个人的情况。

当涉及到谁真正属于会议时，一定要想得更开放一点。例如，如果你的设计团队正在开会，那么最好让产品经理和软件工程师坐下来，以确保讨论的所有内容也符合其他团队的目标。正确的会议名单也可以为以后的会议节省时间。

4、使用数字工具

像视频会议这样的技术使会议比以往任何时候都更容易了，无论参会者在哪里或他们在做什么。技术的扩散也催生了一波新的应用程序浪潮，使大幅减少办公室会议的可能性越来越大。

例如腾讯旗下的TIM和企业微信，阿里的钉钉，都为新时代的会议提供了高效的技术支持。在一些会议上，考虑为这个主题创建一个专用的信息通道，而不是举办一个面对面的会议。问一些你想要回答的相关问题，或者开始一场讨论。要知道，观看一个数字会议完全可以在没有完全停止工作的情况下进行。

其他的协作应用，比如Trello，可以让每个人都清楚地看到其他人在做什么，这样就不需要经常召开会议了。如果你想减少某类会议的`次数，那就找一些可以将会议功能转移到数字空间的软件。

糟糕的会议正在吞噬全世界的公司收入，所以尽你所能控制办公室的会议日程是很重要的。通过将会议视为企业的资产，你就可以充分利用企业日常最喜欢的消遣（低效）方式之一。

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会议礼仪

会议前

在会议前的准备工作中，我们需要注意以下这几方面：

会议开始时间、持续时间会议地点确认会议出席人会议议题接送服务、会议设备及资料、公司纪念品等时间，你要告诉所有的参会人员，会议开始的时间和要进行多长时间。这样能够让参加会议的人员很好地安排自己的工作。地点，是指会议在什么地点进行，要注意会议室的布局是不是适合这个会议的进行。人物，以外部客户参加的公司外部会议为例，会议有哪些人物来参加，公司这边谁来出席，是不是已经请到了适合外部的嘉宾来出席这个会议。会议的议题，就是要讨论哪些问题。会议物品的准备，就是根据这次会议的类型、目的，需要哪些物品。比如纸、笔、笔记本、投影仪等等是不是需要用咖啡、小点心等。