如何在短时间内完成大量工作，我们在功能工作中，如果不清楚目标，总是浪费时间重复做同样的事情或是不必要的事情；所以要抓住重点，提高效率，以下聊聊如何在短时间内完成大量工作。
1.搞清楚工作的目标与要求，可避免重复作业，减少错误的机会
你必须理清的问题包括：我现在的工作必须做出哪些改变？可否建议我，要从哪个地方开始？我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？有哪些可用的工具与资源？
2.懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度
对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。拒绝的技巧是非常重要的职场沟通能力。
在决定你该不该答应对方的要求时，应该先问问自己：“我想要做什么？或是不想要做什么？什么对我才是最好的？”你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响即有的工作进度，而且会因为你的拖延而影响到其他人？并且你是否真的可以达到对方要求的目标？
3.主动提醒老板排定优先级，可大幅地减轻工作负担
“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆工作，实在是没道理。”但是问题有没有可能是出在你自己身上？你有没有适当地反映真实情况？如果你不说出来，老板就会以为你有时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。老板其实是需要被提醒的。
你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动地帮助老板排定工作的优先级？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，估谅他面临的压力。你该做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。
4.报告时要有自己的观点，只需少量的有用信息即可让老板感到满意
多数人在向主管或是老板报告时，总是担心信息不够多，“万一老板问起来，答不出来，该怎么办？”根据美国商业心理顾问公司的心理学家约翰？维佛所进行的研究，有10%～15%的人在面对老板时会有恐惧的心理，而且如果向老板报告时手中的数据不够多，感到恐惧的人数比例又会更多。
其实，这种担扰是多余的。太多的信息会变得没有重点，如果又缺乏解释，对于老板将一点帮助也没有。“内容清简，切中要点，最重要的是能够帮助我快速地做决策。”这是约翰？维佛询问多位资深主管对于报告内容的要求时，所得出的普遍性结论。
你要做的是利用重要的信息或是数据提出解释，一定要有自己的观点，而不是模棱两可的描述。向老板报告时，要能精准地掌控时间。
5.做简报时增加互动的机会，可缩短简报的内容与报告的时间
真正成功的简报在于清楚而正确地传达信息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的简报内容而改变思维、决策或是行动。因此，重点不在于简报，而是沟通的质量。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。
在做任何的简报之前，你必须思考以下3点原则：希望听众听完简报之后记得哪些重点？听众会有什么样的感受？你希望他们听完简报之后有什么样的决定？
接下来就是实际的制作问题了。最好的开始方式，就是把听众想知道的重点转换为问题，这样不仅可以立即吸引听众的注意力，更可以大幅度地减轻你的工作负担。简报的过程不应只有你一个人在说话，提出问题，可以让你和听众有互动的机会。这样一来，50分钟的议程你只需要准备30分钟的简报内容，其余的时间应该是与听众互动。
6.有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的信息上
正确的过滤流程，第一步是先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以直接删除。这样至少可以删除50%的邮件。第二步开始迅速浏览其余每一封信件的内容，除非信件内容是有关近期内（例如两星期内）你必须完成的工作，否则就可以直接删除。这样你又可以再删除25%的信件。
7.邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会
“最容易阅读、理解与回复的信件，最吸引我的注意。”这是约翰逊在实施“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对于电子邮件使用习惯的回答。
你必须利用最小的空间、最少的文字，传递最多、最重要的信息，而且必须更容易阅读，能节省对方的时间。该怎么做呢？你必须：把每一封电子邮件的内容限制在大约8到12句的范围内；超过20个字就应换行；如果超过3行必须空行。
8.当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变
不论你是提出什么样的想法或意见，每一次都是吃了闭门羹。如果真的遇到这样的主管，完全没有沟通的可能时，你就不必再浪费时间或精神做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须做出选择：你是否能够接受这样的`工作环境，凡事只依照主管的意见做事，还是你比较喜欢有自己发挥的空间。这是选择的问题，无关乎好与坏。
9.只要取得信任，不需要反复的沟通，同样可争取到你要的资源
老板对你的信任来自你解决问题的能力。所以你必须从不同的角度去思考：什么是让你的老板感到最头痛的问题？是无法依照原定计划完成，还是无法掌控情况，对于未来感到不确定？是希望员工能够做得更多，以降低成本？当你在争取预算时，必须先想清楚老板可能担心的问题，这作为你说服老板的理由，是最有效的。
而且，不要只强调你单位或是部门的需求，你争取预算的目的是为了帮助老板解决问题，达成目标。所以，你的重点在于老板所担心的问题，而不是预算数字。
当你第一次提了要求时，最重要的是让老板了解你的提案，会议时间越短越好，最好不要超过15分钟。千万不要在第一次提案的时候就直接要求需要多少预算，这样通常不会有太高的成功率。你的目标应该是有第二次讨论的机会。如果老板愿意再次讨论预算的问题，通常成功机会可高达8成以上。
10.专注于工作本身，而不是业绩评量的名目，这样才能真正有好的表现
你要做的只有以下两件事情：
至少每个月询问你的主管：“我做得如何？”尽量提出具体的问题，例如：“老板对于我所排定的进度是否有什么意见？”“我想会议流程非常顺畅，你认为还有地方要改进的吗？”
你应该随时和主管沟通自己的工作表现，而不是只有在每年一次的业绩评量，这样你可以事先知道自己的缺点在哪，及时做出改正，同时也可以了解主管的期望。
至少每个月询问：“原先的工作安排有没有必要调整？”也许你的目标是在年初，甚至是前一年年底所定下的，然而外在的环境有所改变，先前所设定的目标势必做出调整，所以应该随时确定最优先的目标是哪些。
怎样在短时间内把事情做好
每天要完成的工作，可以制定成行动进度表，有助于统一安排每天要做哪些事，哪些任务是必须做的，哪些任务是紧急要做的。
为了在短时间内把事情做好，可以遵循以下的要点：
（1）集中精力，保持心平气和，把需要完成的事情一一记录下来，按部就班执行完每一个任务；
（2）将整件工作划分成几个独立的小部分，每个部分也可以分成几个步骤，这样使工作变得有条理，容易上手开始工作；
（3）制定每天的工作目标，并将每天的任务，按紧要程度进行排序，做好计划，一切按照计划执行；
（4）把较为复杂又艰巨的工作，放在最先完成，而且最好是放在上午完成，这样可以减轻工作的压力，也可以减少意志力的消耗；
（5）把已经完成的工作，或已经完成的步骤记录下来，可以进行回顾，看看还有什么需要改进、更新的地方；
（6）为每一个独立步骤，设定最后的完成期限，不论在什么情况下，都不要超出完成期限，让工作进度不被打乱；
（7）偶尔暂停下来，复盘一下自己的工作，避免在自己不知道的情况下，一味埋头苦干而迷失了方向。
4种方法提高工作效率
我们总是希望能高效认真地完成工作，巩固自己在公司中的地位，得到更多的锻炼机会，让自己得到成长和发展。那么，如何才能提高工作效率呢？以下四种方法，你不妨尝试一下。
1、激励自我：我们可以为自己设定一个奖惩措施，每完成一项工作任务，就为自己记上一笔，完成若干任务时，就可以获得一个大的奖励。反之，如果没有完成工作，就必须惩罚自己。
只有明确执行这些奖罚措施，我们才能全力以赴地去完成工作。如果担心自己不能按时完成工作，可以将自己的计划，告诉同事或朋友，让他们为你做监督。这样做，往往会加倍努力来完成工作，效率也自然而然地提高了。
2、全力以赴地冲刺：当我们遇到困难的工作时，更应该全力猛攻，向时间的终点全力冲刺。我们可以定一个完成任务的最后时限，在到时间前毫不松懈地完成任务。例如你是五点钟下班，那么你可以设定，在到五点整以前，全力以赴地面对工作、完成设定好的任务，五点后立刻结束工作，做回家的准备。
3、只做自己该做的事：每个人的精力都是有限的，所以要考虑好自己的职责范围，做自己该做的事，努力做好。处理好自己职责范围内的事，不要去参与你职责范围之外的，不然可能会本末倒置，连自己的工作都没有做好。
如果你是一位领导，就要善于授权，让有能力的下属处理好的工作，细节交给他们处理，你负责统筹安排，听取他们的处理结果的汇报。
4、采取快捷的工作方式：如果能够采取快捷的方式去工作，将不知节省多少时间。在生活中，我们在完成同样的工作时，高效工作者会先动脑思考，然后找到比别人快捷迅速的方式完成任务。那么在完成一项任务前，我们根据什么原则选择出快捷的方式呢？主要的参考因素是：任务的紧急程度、自己所处的环境、交通和通信条件等，参考这些因素来选择最佳方式。
